馃搯 Jak w 5 Krokach Zaplanowa膰 Dzie艅 w Pracy Rekrutera? (TWOJA EFEKTYWNO艢膯 WZRO艢NIE X2!)

Wbiegasz do pracy, dzisiaj metro by艂o na styk wi臋c uda艂o si臋 zd膮偶y膰. K艂adziesz rzeczy i idziesz po fili偶ank臋 ciemnego naparu, kt贸rego zapach pobudza Ci臋 na tyle, 偶e rozmowa z osobami z biura o tym, co wczoraj ogl膮da艂e艣 na Netflixie staje si臋 d艂u偶sz膮 pogaw臋dk膮.

W ko艅cu kto艣 m贸wi: Czas wzi膮膰 si臋 do pracy. Rozmowy ucichaj膮, a Ty wbijasz wzrok w komputer. Troch臋 sourcingu, za chwil臋, kontakt z kandydatem, szybka kanapka, poniewa偶 Netflix do p贸藕na sprawi艂, 偶e nie uda艂o Ci si臋 zje艣膰 艣niadania w domu.

Patrzysz w kalendarz, a za chwil臋 um贸wione spotkania wi臋c dziarskim krokiem zmierzasz do salki. Trawienie daje o sobie zna膰 i powoli tracisz energi臋, s艂uchasz, ale nie s艂yszysz wszystkiego.

Seria spotka艅 dobieg艂a ko艅ca. Z recepcji krzycz膮, 偶e jest ju偶 „Pan Kanapka”, kupujesz lunch i jesz go przy biurku, przecie偶 trzeba jeszcze odpisa膰 na maile i wiadomo艣ci na Linkedin, a teraz jest dobry moment.

Po lunchu czas na drug膮 kaw臋, a w g艂owie my艣l: Teraz to docisn臋 i na pewno si臋 ze wszystkim wyrobi臋! Energii wystarczy艂o na pierwsz膮 godzin臋, ale znajoma, przes艂a艂a Ci co艣 na fejsie i koncentracja prysn臋艂a. Za oknem robi si臋 ju偶 ciemniej i my艣lisz tylko o ciep艂ym kocu i aromatycznej herbacie.

Wybija 17, i tak min膮艂 kolejny dzie艅 w pracy rekrutera…

Planowanie Dnia Rekrutera鈥 5 Krok贸w Na Popraw臋 Efektywno艣ci

Znasz t膮 sytuacj臋? 馃槈 Ja te偶! Dlatego chc臋 Ci pokaza膰 jak w 5 krokach, mo偶esz poprawi膰 swoj膮 efektywno艣膰. Spr贸buj i daj zna膰 czy Tobie r贸wnie偶 pomog艂y.

KROK 1 – Najwa偶niejsza jest 1 godzina!

My艣la艂em, 偶e ta pierwsza godzina to 艣ciema, 偶e jak to niby mo偶liwe, 偶eby podczas niej mo偶na zrobi膰 cz臋sto wi臋cej pracy ni偶 podczas reszty dnia. 殴le j膮 oceni艂em 馃檪 Korzystam, stosuj臋, sprawdzam, czasami nawet j膮 wyd艂u偶am, poniewa偶 flow w kt贸ry si臋 wpada jest po prostu magiczny.

Powiedzmy napisanie artyku艂u. W ci膮gu dnia pisa艂bym go pewnie z 3h, a teraz mam gotowy w 1.5h! Skr贸ci艂em czas o po艂ow臋… o po艂ow臋! Spr贸buj z niej skorzysta膰 przez kilka dni, a gwarantuj臋 Ci, 偶e si臋 w niej zakochasz.

Co mo偶esz zrobi膰?

  • Przychod藕 godzin臋 wcze艣niej do pracy, zanim przyjdzie reszta os贸b do biura lub rozpoczynaj godzin臋 wcze艣niej pracuj膮c z domu.
  • Je艣li wszyscy zaczynacie w tym samym czasie prac臋, powiedz swoim kolegom, 偶e praktykujesz taki spos贸b i prosisz, 偶eby w tym czasie do Ciebie z niczym si臋 nie zwracali, za艂贸偶 s艂uchawki i dzia艂aj.
  • Ustaw sobie timer na 1 godzin臋, up艂ywaj膮cy czas dzia艂a 艣wietnie i mobilizuje nas do bardziej efektywnej pracy.

KROK 2 – Korzystaj z technologii i muzyki

Kiedy艣 te偶 my艣la艂em, 偶e jestem bardziej analogowy i wol臋 nosi膰 przy sobie kalendarz, kt贸ry skrupulatnie wype艂niam kolejnymi spotkaniami czy zadaniami.

To wszystko do czasu, dop贸ki nie zacz膮艂em korzysta膰 z kalendarza Googla oraz aplikacji do planowania zada艅 NOZBE. Przypomnienia, okre艣lenia czasu, mo偶liwo艣膰 wsp贸艂dzielenia projekt贸w. U mnie dzia艂a!

Dodaj膮c do tego odpowiedni膮 muzyk臋, uda艂o mi si臋 znale藕膰 swoj膮 przestrze艅, przez co zdecydowanie 艂atwiej mi si臋 skoncentrowa膰. W dobie rozpraszaczy to nie lada sztuka…

Kto nie lubi dobrej muzyki?

Co mo偶esz zrobi膰?

  • Papierowy kalendarz czasami jest zawodny dlaczego? Nie wysy艂a przypomnie艅 馃槈 Proponuj臋, 偶eby艣 zacz膮艂 korzysta膰 z kalendarza online, gdzie 艂atwo dodawa膰 i edytowa膰 zadania.
  • Wykorzystanie listy TO DO, to metoda, kt贸ra ju偶 nie raz okaza艂a si臋 dla mnie kluczowa, 偶ebym czego艣 nie zapomnia艂. Je艣li co艣 masz do zrobienia wystarczy, 偶e dodasz nowe zadanie. W mojej ocenie jedn膮 z najlepszych aplikacji tego typu jest NOZBE, to dzi臋ki niej mo偶esz zarz膮dza膰 zar贸wno zadaniami firmowymi, jak i osobistymi.
  • Je艣li ci膮gnie Ci臋 do social media i Facebook musi by膰 u Ciebie ci膮gle otwarty to mo偶esz korzysta膰 z aplikacji, kt贸re tylko pozwalaj膮 Ci wej艣膰 na okre艣lony czas, a potem blokuj膮 Ci dost臋p do strony. Jedn膮 z takich wtyczek jest np. SelfControl.
  • W internecie znajdziesz du偶o muzycznych playlist tj. Deep Focus Music – Binaural Beats Concentration Music. Muzyka tego typu poprawia Twoj膮 koncentracj臋, a ja w艂a艣nie jej s艂ucham pisz膮c ten artyku艂 i idzie naprawd臋 sprawnie 馃檪

KROK 3 – Grupuj zadania w bloki czasowe

W sumie do blok贸w te偶 na pocz膮tku nie by艂em przekonany. My艣la艂em, 偶e szybko znudzi mi si臋 realizowanie podobnych zada艅 w tym samym czasie.

Okaza艂o si臋 zupe艂nie przeciwnie. Grupowanie zada艅 i okre艣lanie ich w blokach czasowych uspokoi艂o moj膮 g艂ow臋 i sprawi艂o, 偶e czuje si臋 komfortowo, poniewa偶 wiem, od czego zacz膮膰 i kiedy b臋d臋 to realizowa艂.

Pogrupowane zadania maj膮 te偶 jeden niew膮tpliwy plus, nie wybijaj膮 Ci臋 z rytmu, je艣li masz dzwoni膰 do kandydat贸w robisz to i nie zastanawiasz si臋, czy musisz odpisa膰 na maila. Mail musi poczeka膰.

Co mo偶esz zrobi膰?

  • Wypisz swoje wszystkie zadania, kt贸re realizujesz w ci膮gu dnia, a potem podziel je wg kategorii np. sourcing, spotkania z kandydatami, kontakt z klientem, kontakt telefoniczny z kandydatami itp.
  • Okre艣l, kt贸re z tych zada艅 wymagaj膮 najwi臋cej koncentracji i s膮 najwa偶niejsze oraz okre艣l te zadania, kt贸re musisz zrobi膰 w okre艣lonym czasie. Je艣li np. musisz kontaktowa膰 kandydat贸w w godzinach 11-13, to zaznacz to w swoim planie.
  • Podziel sw贸j dzie艅 na bloki czasowe i umie艣膰 je w kalendarzu oraz dodaj te zadania z okre艣leniem czasu w swojej li艣cie TO DO. Ustaw r贸wnie偶 cykliczno艣膰 zada艅.
  • Nie planuje ca艂ego dnia. Zostaw sobie czas na nieoczekiwane rzeczy, kt贸re b臋dziesz musia艂 zrobi膰.
  • Obserwuj siebie i to w kt贸rych momentach dnia masz najwi臋cej energii. Na tej podstawie 艂atwiej b臋dzie Ci grupowa膰, zada膰 wg poziomu Twojej aktywno艣膰.
Szybciutko id藕 zje艣膰!

KROK 4 – R贸b przerwy, pij wod臋 i jedz regularnie

艁atwo si臋 zap臋dzi膰 i zapomnie膰, 偶e czas wsta膰 od biurka, napi膰 si臋, czy co艣 zje艣膰, szczeg贸lnie je艣li fascynuje nas to robimy i wpadam we flow. Jeszcze jak zajmowa艂em si臋 grafik膮 komputerow膮, potrafi艂em na 5 godzin zupe艂nie si臋 wy艂膮czy膰.

Czy to by艂o efektywne? Czasami… W wi臋kszo艣ci przypadk贸w zm臋czenie potrafi艂o zatraca膰 jasno艣膰 my艣lenia i gdybym zrobi艂 przerw臋 i ponownie wr贸ci艂 do zadania by艂oby mi 艂atwiej sko艅czy膰.

Jedz, pij i r贸b przerwy (brzmi prawie tak dobrze jak „Jedz, m贸dl si臋 i kochaj”) 馃槈

Co mo偶esz zrobi膰?

  • Po ka偶dy 45 minutach po艣wi臋conych danemu zadaniu daj sobie 5 minut przerwy. Wsta艅 od biurka, przeci膮gnij si臋, id藕 zr贸b sobie herbat臋.
  • Nawadnianie jest bardzo wa偶ne, poniewa偶 sk艂adamy si臋 z ponad 70% wody, dlatego jest ono niezb臋dne do prawid艂owego funkcjonowania. Mo偶esz wykorzysta膰 r贸wnie偶 aplikacj臋, kt贸ra b臋dzie przypomina膰 Ci, 偶e czas na szklank臋 wody.
  • Regularno艣膰 posi艂k贸w jest r贸wnie偶 bardzo istotna. 艢niadanie zjedz w domu, przez co nie b臋dziesz musia艂 kupowa膰 kanapki, kt贸ra nie do ko艅ca wiadomo, z jakich sk艂adnik贸w jest zrobiona. Lunch zjedz w gronie koleg贸w, odejd藕 od komputera i wtedy porozmawiaj o wczorajszym Netflixie 馃槈

KROK 5 – Analizuj i usprawniaj proces

Czy wiesz, 偶e je艣li wykorzystasz podej艣cie procesowe to b臋dziesz m贸g艂 si臋 skupi膰 na naprawd臋 wa偶nych rzeczach, a nie zaprz膮ta膰 sobie g艂owe, co i kiedy?

Proces b臋dzie si臋 zmienia艂, b臋dziesz nanosi膰 poprawki, analizowa膰 oraz testowa膰. Najwa偶niejsze, 偶eby go stworzy膰 i nad nim pracowa膰.

Co mo偶esz zrobi膰?

  • Zapisuj swoje obserwacje po ka偶dym dniu, a najlepiej w ci膮gu dnia. Im lepiej poznasz mechanizmy planowania, odpowiednich przerw, jedzenia itp. tym 艂atwiej b臋dzie Ci nanosi膰 poprawki na kolejne tygodnie.
  • Ustaw sobie przypomnienie na ostatnie 15 minut pracy w pi膮tek i w tym czasie zobacz jak wygl膮da艂 Tw贸j obecny tydzie艅, sprawd藕, czy Twoje planowanie pokrywa si臋 z Twoimi faktycznymi obowi膮zkami i czasem Twojej energii.
  • Jak w ka偶dym procesie, tak i tutaj nie przejmuj si臋 tym, 偶e co艣 si臋 nie spina, 偶e jakie艣 zadania nasz艂y na siebie, 偶e nie uda艂o Ci si臋 czego艣 zrobi膰. Masz plan, jeste艣 krok dalej, teraz jest czas, 偶eby go ulepsza膰 馃檪

Podsumowanie

Nie zniech臋caj si臋! Wiem, 偶e je艣li w og贸le nie masz do czynienia ze wdra偶aniem procesu, mo偶e wydawa膰 Ci si臋, 偶e sporo tego i jak to wszystko ogarn膮膰.

Przecie偶 ja lubi臋 te swoje pogaw臋dki, szalone tempo spotka艅 i wieczny niedoczas. To, 偶e je lubisz to jedno, a to, 偶e mo偶esz poprawi膰 swoj膮 efektywno艣膰 to drugie.

Dopasuj te kroki do Twojego 偶ycia i ciesz si臋 swoj膮 efektywn膮 prac膮.

No dobra, a teraz czas na ma艂膮 czekoladk臋 馃檪

Autor: Grzegorz Deszczka

IT Rekruter w WELOVEPEOPLE.PL 馃摻 Pomagam rekruterom zrozumie膰 specjalist贸w IT 馃帗 Szukasz wiedzy oraz szkole艅 z rekrutacji? Wejd藕 na 馃憠 SZKOLAREKRUTERA.PL 馃憗鈥嶐煑 Vloger #REKRUTERZBRODA