Wbiegasz do pracy, dzisiaj metro było na styk więc udało się zdążyć. Kładziesz rzeczy i idziesz po filiżankę ciemnego naparu, którego zapach pobudza Cię na tyle, że rozmowa z osobami z biura o tym, co wczoraj oglądałeś na Netflixie staje się dłuższą pogawędką.
W końcu ktoś mówi: Czas wziąć się do pracy. Rozmowy ucichają, a Ty wbijasz wzrok w komputer. Trochę sourcingu, za chwilę, kontakt z kandydatem, szybka kanapka, ponieważ Netflix do późna sprawił, że nie udało Ci się zjeść śniadania w domu.
Patrzysz w kalendarz, a za chwilę umówione spotkania więc dziarskim krokiem zmierzasz do salki. Trawienie daje o sobie znać i powoli tracisz energię, słuchasz, ale nie słyszysz wszystkiego.
Seria spotkań dobiegła końca. Z recepcji krzyczą, że jest już “Pan Kanapka”, kupujesz lunch i jesz go przy biurku, przecież trzeba jeszcze odpisać na maile i wiadomości na Linkedin, a teraz jest dobry moment.
Po lunchu czas na drugą kawę, a w głowie myśl: Teraz to docisnę i na pewno się ze wszystkim wyrobię! Energii wystarczyło na pierwszą godzinę, ale znajoma, przesłała Ci coś na fejsie i koncentracja prysnęła. Za oknem robi się już ciemniej i myślisz tylko o ciepłym kocu i aromatycznej herbacie.
Wybija 17, i tak minął kolejny dzień w pracy rekrutera…
Planowanie Dnia Rekrutera– 5 Kroków Na Poprawę Efektywności
Znasz tą sytuację? 😉 Ja też! Dlatego chcę Ci pokazać jak w 5 krokach, możesz poprawić swoją efektywność. Spróbuj i daj znać czy Tobie również pomogły.
KROK 1 – Najważniejsza jest 1 godzina!
Myślałem, że ta pierwsza godzina to ściema, że jak to niby możliwe, żeby podczas niej można zrobić często więcej pracy niż podczas reszty dnia. Źle ją oceniłem 🙂 Korzystam, stosuję, sprawdzam, czasami nawet ją wydłużam, ponieważ flow w który się wpada jest po prostu magiczny.
Powiedzmy napisanie artykułu. W ciągu dnia pisałbym go pewnie z 3h, a teraz mam gotowy w 1.5h! Skróciłem czas o połowę… o połowę! Spróbuj z niej skorzystać przez kilka dni, a gwarantuję Ci, że się w niej zakochasz.
Co możesz zrobić?
- Przychodź godzinę wcześniej do pracy, zanim przyjdzie reszta osób do biura lub rozpoczynaj godzinę wcześniej pracując z domu.
- Jeśli wszyscy zaczynacie w tym samym czasie pracę, powiedz swoim kolegom, że praktykujesz taki sposób i prosisz, żeby w tym czasie do Ciebie z niczym się nie zwracali, załóż słuchawki i działaj.
- Ustaw sobie timer na 1 godzinę, upływający czas działa świetnie i mobilizuje nas do bardziej efektywnej pracy.
KROK 2 – Korzystaj z technologii i muzyki
Kiedyś też myślałem, że jestem bardziej analogowy i wolę nosić przy sobie kalendarz, który skrupulatnie wypełniam kolejnymi spotkaniami czy zadaniami.
To wszystko do czasu, dopóki nie zacząłem korzystać z kalendarza Googla oraz aplikacji do planowania zadań NOZBE. Przypomnienia, określenia czasu, możliwość współdzielenia projektów. U mnie działa!
Dodając do tego odpowiednią muzykę, udało mi się znaleźć swoją przestrzeń, przez co zdecydowanie łatwiej mi się skoncentrować. W dobie rozpraszaczy to nie lada sztuka…
Co możesz zrobić?
- Papierowy kalendarz czasami jest zawodny dlaczego? Nie wysyła przypomnień 😉 Proponuję, żebyś zaczął korzystać z kalendarza online, gdzie łatwo dodawać i edytować zadania.
- Wykorzystanie listy TO DO, to metoda, która już nie raz okazała się dla mnie kluczowa, żebym czegoś nie zapomniał. Jeśli coś masz do zrobienia wystarczy, że dodasz nowe zadanie. W mojej ocenie jedną z najlepszych aplikacji tego typu jest NOZBE, to dzięki niej możesz zarządzać zarówno zadaniami firmowymi, jak i osobistymi.
- Jeśli ciągnie Cię do social media i Facebook musi być u Ciebie ciągle otwarty to możesz korzystać z aplikacji, które tylko pozwalają Ci wejść na określony czas, a potem blokują Ci dostęp do strony. Jedną z takich wtyczek jest np. SelfControl.
- W internecie znajdziesz dużo muzycznych playlist tj. Deep Focus Music – Binaural Beats Concentration Music. Muzyka tego typu poprawia Twoją koncentrację, a ja właśnie jej słucham pisząc ten artykuł i idzie naprawdę sprawnie 🙂
KROK 3 – Grupuj zadania w bloki czasowe
W sumie do bloków też na początku nie byłem przekonany. Myślałem, że szybko znudzi mi się realizowanie podobnych zadań w tym samym czasie.
Okazało się zupełnie przeciwnie. Grupowanie zadań i określanie ich w blokach czasowych uspokoiło moją głowę i sprawiło, że czuje się komfortowo, ponieważ wiem, od czego zacząć i kiedy będę to realizował.
Pogrupowane zadania mają też jeden niewątpliwy plus, nie wybijają Cię z rytmu, jeśli masz dzwonić do kandydatów robisz to i nie zastanawiasz się, czy musisz odpisać na maila. Mail musi poczekać.
Co możesz zrobić?
- Wypisz swoje wszystkie zadania, które realizujesz w ciągu dnia, a potem podziel je wg kategorii np. sourcing, spotkania z kandydatami, kontakt z klientem, kontakt telefoniczny z kandydatami itp.
- Określ, które z tych zadań wymagają najwięcej koncentracji i są najważniejsze oraz określ te zadania, które musisz zrobić w określonym czasie. Jeśli np. musisz kontaktować kandydatów w godzinach 11-13, to zaznacz to w swoim planie.
- Podziel swój dzień na bloki czasowe i umieść je w kalendarzu oraz dodaj te zadania z określeniem czasu w swojej liście TO DO. Ustaw również cykliczność zadań.
- Nie planuje całego dnia. Zostaw sobie czas na nieoczekiwane rzeczy, które będziesz musiał zrobić.
- Obserwuj siebie i to w których momentach dnia masz najwięcej energii. Na tej podstawie łatwiej będzie Ci grupować, zadać wg poziomu Twojej aktywność.
KROK 4 – Rób przerwy, pij wodę i jedz regularnie
Łatwo się zapędzić i zapomnieć, że czas wstać od biurka, napić się, czy coś zjeść, szczególnie jeśli fascynuje nas to robimy i wpadam we flow. Jeszcze jak zajmowałem się grafiką komputerową, potrafiłem na 5 godzin zupełnie się wyłączyć.
Czy to było efektywne? Czasami… W większości przypadków zmęczenie potrafiło zatracać jasność myślenia i gdybym zrobił przerwę i ponownie wrócił do zadania byłoby mi łatwiej skończyć.
Jedz, pij i rób przerwy (brzmi prawie tak dobrze jak “Jedz, módl się i kochaj”) 😉
Co możesz zrobić?
- Po każdy 45 minutach poświęconych danemu zadaniu daj sobie 5 minut przerwy. Wstań od biurka, przeciągnij się, idź zrób sobie herbatę.
- Nawadnianie jest bardzo ważne, ponieważ składamy się z ponad 70% wody, dlatego jest ono niezbędne do prawidłowego funkcjonowania. Możesz wykorzystać również aplikację, która będzie przypominać Ci, że czas na szklankę wody.
- Regularność posiłków jest również bardzo istotna. Śniadanie zjedz w domu, przez co nie będziesz musiał kupować kanapki, która nie do końca wiadomo, z jakich składników jest zrobiona. Lunch zjedz w gronie kolegów, odejdź od komputera i wtedy porozmawiaj o wczorajszym Netflixie 😉
KROK 5 – Analizuj i usprawniaj proces
Czy wiesz, że jeśli wykorzystasz podejście procesowe to będziesz mógł się skupić na naprawdę ważnych rzeczach, a nie zaprzątać sobie głowe, co i kiedy?
Proces będzie się zmieniał, będziesz nanosić poprawki, analizować oraz testować. Najważniejsze, żeby go stworzyć i nad nim pracować.
Co możesz zrobić?
- Zapisuj swoje obserwacje po każdym dniu, a najlepiej w ciągu dnia. Im lepiej poznasz mechanizmy planowania, odpowiednich przerw, jedzenia itp. tym łatwiej będzie Ci nanosić poprawki na kolejne tygodnie.
- Ustaw sobie przypomnienie na ostatnie 15 minut pracy w piątek i w tym czasie zobacz jak wyglądał Twój obecny tydzień, sprawdź, czy Twoje planowanie pokrywa się z Twoimi faktycznymi obowiązkami i czasem Twojej energii.
- Jak w każdym procesie, tak i tutaj nie przejmuj się tym, że coś się nie spina, że jakieś zadania naszły na siebie, że nie udało Ci się czegoś zrobić. Masz plan, jesteś krok dalej, teraz jest czas, żeby go ulepszać 🙂
Podsumowanie
Nie zniechęcaj się! Wiem, że jeśli w ogóle nie masz do czynienia ze wdrażaniem procesu, może wydawać Ci się, że sporo tego i jak to wszystko ogarnąć.
Przecież ja lubię te swoje pogawędki, szalone tempo spotkań i wieczny niedoczas. To, że je lubisz to jedno, a to, że możesz poprawić swoją efektywność to drugie.
Dopasuj te kroki do Twojego życia i ciesz się swoją efektywną pracą.
No dobra, a teraz czas na małą czekoladkę 🙂
Świetny artykuł! Dużo cennych rad, do których mam zamiar się stosować od tego tygodnia 🙂