? 6 kroków do idealnie przygotowanego procesu onboardingu + checklista!

W dzisiejszych czasach proces onboardingu w firmie jest niezwykle ważny. Ma on duży wpływ na to, jak szybko nowi pracownicy dostosują się do kultury organizacyjnej. Dodatkowo onbording wpływa również na zrozumienie zadań oraz szybkość przystosowania się do nowej roli. Czytaj dalej, a dowiesz się, jak powinien wyglądać idealny proces onboardingu w firmie. Poznasz również przykłady najlepszych praktyk oraz dane i cytaty potwierdzające ich skuteczność.

1. Planowanie i organizacja

Proces onboardingu powinien zacząć się już na etapie rekrutacji. Firma powinna dokładnie przemyśleć, jakie umiejętności i doświadczenie są potrzebne w danej roli. Później wybrać kandydatów, którzy pasują do wymagań. Na koniec zaplanować proces onboardingu, aby zapewnić nowym pracownikom szybkie i skuteczne dostosowanie się do nowego środowiska pracy.

„Zorganizowany proces onboardingowy może przyczynić się do 50% zmniejszenia współczynnika rotacji pracowników w ciągu pierwszych 12 miesięcy pracy.”
Aberdeen Group.

2. Integrowanie z kulturą organizacyjną

Dobra firma zawsze stawia na kulturę organizacyjną, dlatego ważne jest, aby nowi pracownicy zostali włączeni w nią już od samego początku. Właściwe praktyki to organizowanie spotkań z zespołem, wprowadzenie do wartości firmy, a także zapoznanie z tradycjami, zwyczajami czy rytuałami. W ten sposób nowi pracownicy poczują się częścią firmy, a integracja będzie znacznie łatwiejsza.

„Właściwe wprowadzenie nowych pracowników do firmy to nie tylko ułatwienie ich startu, ale także oszczędność czasu i pieniędzy w dalszej perspektywie.”
Richard Branson, założyciel grupy Virgin.

3. Dostarczenie potrzebnych narzędzi i informacji

Aby nowi pracownicy mogli efektywnie działać w swoich nowych rolach, potrzebują dostępu do wszystkich potrzebnych narzędzi i informacji. Warto zadbać o to, aby przed ich przyjściem były już przygotowane ich stanowiska pracy, konta do systemów wewnętrznych, a także instrukcje do obsługi potrzebnych programów. Dobra praktyka to również przekazanie informacji o firmie, takich jak historia, wizja, cele, struktura organizacyjna czy plany rozwoju.

Airbnb jest jedną z firm, której proces onboardingu cieszy się dobrą opinią wśród pracowników. Firma organizuje trzydniowe szkolenie dla nowych pracowników, na którym zapoznaje ich z kulturą organizacyjną, misją i wartościami firmy. W trakcie szkolenia nowi pracownicy mają okazję poznać innych pracowników. Mogą także uczestniczyć w spotkaniach i zajęciach, które pomagają im lepiej zrozumieć biznes Airbnb.

„Koszt wynajęcia złego pracownika wynosi średnio 25% jego rocznej pensji. Dobrze zaplanowany proces onboardingowy pomaga w wyborze odpowiedniego kandydata i zmniejsza ryzyko popełnienia błędu.”
raport „The True Cost of a Bad Hire” przeprowadzony przez CareerBuilder

4. Zapewnienie wsparcia mentora

Nowy pracownik powinien mieć mentora lub osobę, która mu pomoże w adaptacji do nowej pracy. Mentor powinien mieć dużą wiedzę o firmie i jej kulturze organizacyjnej, a także posiadać doświadczenie w danej dziedzinie. Dzięki temu nowy pracownik może szybciej nauczyć się swoich obowiązków oraz oswoić się ze środowiskiem pracy.

„Dobrze zorganizowany proces onboardingowy to inwestycja, a nie koszt. Inwestycja w rozwój nowego pracownika i w efektywność pracy całego zespołu.”
Josh Bersin, założyciel firmy doradczej Bersin by Deloitte.

Według badania przeprowadzonego przez firmę Glassdoor 35% pracowników uważa, że nie otrzymało wystarczającego wprowadzenia do firmy i swojej roli podczas procesu onboardingu.

5. Realizacja szkoleń i szkolenia na żywo

Dobrze zorganizowane szkolenia pozwalają nowym pracownikom na szybsze zdobycie umiejętności i wiedzy. Ważne, by pracownicy mogli zadawać pytania i otrzymać odpowiedzi na bieżąco podczas szkolenia.

LinkedIn to kolejna firma, która ma dobrze zorganizowany proces onboardingu. Firma organizuje dwutygodniowe szkolenie dla nowych pracowników, na którym zapoznaje ich z historią, misją i wartościami firmy. Nowi pracownicy mają także okazję poznać innych pracowników, a także uczestniczyć w zajęciach, które pomagają im szybciej nauczyć się swojej roli.

6. Sprawdzenie postępu i ocena

Kolejnym ważnym elementem procesu onboardingu jest sprawdzanie postępu i dokonywanie ocen. Dzięki temu firma może zidentyfikować obszary, w których nowy pracownik potrzebuje wsparcia, a także dostrzec jego mocne strony. Ważne jest również regularne dawanie feedbacku, aby nowy pracownik wiedział, co robi dobrze, a co powinien poprawić.

Amazon ma bardzo dobrze zorganizowany proces onboardingu, który obejmuje wiele różnych etapów. Firma zapewnia nowym pracownikom mentora, a także organizuje szkolenia. Pozwalają one szybciej zdobyć umiejętności i wiedzę potrzebną do efektywnego działania w swojej roli.

„Proces onboardingu to pierwsze wrażenie, które nowy pracownik otrzymuje od firmy. Dobrze zaprojektowany i przeprowadzony onboarding to klucz do zwiększenia produktywności pracowników.”
Jennifer Newbill, dyrektor ds. rozwoju pracowników w firmie Salesforce.

✅ Oto checklista 15 konkretnych sposobów, które pomogą Ci przeprowadzić skuteczny proces onboardingu nowych pracowników:

WYKONANE	UWAGI	CO DOKŁADNIE ZROBIĆ
		Przygotuj dokładny plan onboardingowy, który będzie zawierał wszystkie kroki procesu i wytyczne dla nowych pracowników.
		Zaplanuj nowoczesny zestaw narzędzi, które pomogą w przeprowadzeniu onboarding’u – może to być dedykowana platforma onboardingowa, system do zarządzania dokumentami, itp.
		Przyszykuj dokumenty i materiały szkoleniowe, takie jak instrukcje pracy, polityki firmy, regulaminy, standardy, procedury, itp.
		Zaplanuj dni i godziny spotkań onboardingowych, w których będziesz omawiał z nowymi pracownikami kwestie związane z firmą, kulturą organizacyjną, itp.
		Zaaranżuj spotkania z różnymi działami i osobami, które są związane z zadaniami nowego pracownika, aby wprowadzić go do zespołu i zaprezentować jego rolę w firmie.
		Przyszykuj listę kontaktów, w tym nazwiska i numery telefonów osób, do których nowy pracownik może się zwrócić w przypadku pytań lub problemów.
		Stwórz prezentację, która przedstawi firmę, jej misję, wizję i cele, oraz historię firmy.
		Przeprowadź szkolenie z zakresu bezpieczeństwa, które będzie zawierało informacje o ewakuacji, przepisach BHP, itp.
		Przeprowadź szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych, które będzie zawierało informacje o polityce prywatności firmy, zasadach zachowania poufności, itp.
		Przygotuj listę zadań, które nowy pracownik będzie musiał wykonać w pierwszych dniach pracy, aby zapoznać się z nowym środowiskiem i nauczyć się nowych umiejętności.
		Przygotuj listę zadań, które nowy pracownik będzie musiał wykonać w pierwszych tygodniach pracy, aby zapoznać się ze swoją rolą w firmie i zdobyć niezbędną wiedzę i doświadczenie.
		Stwórz program mentorowania, w którym doświadczony pracownik będzie mógł pomóc nowemu pracownikowi w osiągnięciu celów i dostosowaniu się do nowego środowiska pracy.
		Sporządź ankietę onboardingową, w której nowy pracownik będzie mógł wyrazić swoją opinię i sugestie dotyczące procesu onboardingowego.

Checklista

Czy wiesz, że według badania przeprowadzonego przez firmę SHRM nowi pracownicy, którzy zostali odpowiednio wprowadzeni do firmy i swojego stanowiska, osiągają pełną wydajność średnio o 4 miesiące szybciej niż ci, którzy nie otrzymali takiego wsparcia. ?

Jak widać, dobry proces onboardingu w firmie to kluczowy element, który pozwala nowym pracownikom na szybkie i skuteczne dostosowanie się do nowego środowiska pracy. Organizacja spotkań, szkoleń, mentorów i dostarczenie niezbędnych narzędzi i informacji to tylko niektóre z elementów, które powinny znaleźć się w dobrym procesie onboardingu.

A jakie Ty masz sposoby na przeprowadzenie skutecznego onboardingu? Daj znać, co robisz, by pracownik poczuł się dobrze w pierwszych dniach pracy. ?

Już teraz dołącz do programu 3xZ i zatrudniaj specjalistów bez żadnego problemu!

Autor: Grzegorz Deszczka

IT Rekruter w WELOVEPEOPLE.PL ? Pomagam rekruterom zrozumieć specjalistów IT ? Szukasz wiedzy oraz szkoleń z rekrutacji? Wejdź na ? SZKOLAREKRUTERA.PL ?‍? Vloger #REKRUTERZBRODA Zobacz wszystkie wpisy, których autorem jest Grzegorz Deszczka